Hóa đơn điện tử là gì? Thủ tục đăng ký phát hành như thế nào?

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của đơn vị, tổ chức được cấp mã số thuế khi thực hiện, bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên hệ thống máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Lợi ích của hóa đơn điện tử

Về phân loại hóa đơn điện tử gồm: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: vé, thẻ, phiếu tư, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước, phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,….hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Về độ tinh tưởng và quy định: Hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc, xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Điều kiện được công nhận của hóa đơn điện tử: Phái có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin ghi trên hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Về tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quan trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử. Thông tin ghi trên hóa đơn có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Doanh nghiệp muốn phát hành hóa đơn, trước tiên doanh nghiệp phải có quyết định áp dụng hóa đơn điện tử( soạn thảo theo mẫu số 1, ban hành kèm theo thông tư 32) tải mẫu số 1 tại đây.

1.1 Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Bước 1: Quý khách truy cập vào công thông tin điện tử của tổng cục thuế: http://gdt.gov.vn/wps/portal

Lưu ý: Quý khách hàng phải xác định được Doanh nghiệp của mình ở khu vực nào để truy cập vào websie chính xác.

- Hà nội: https://thuedientu.gdt.gov.vn/

- TP.HCM : http://nhantokhai.gdt.gov.vn/

Bước 2: Điền đầy đủ thông tin vào mẫu đơn đăng ký mẫu số 01, theo phụ lục Nghị Định 119/2018.

Tải về: Mẫu tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Bước 3: Trong khoản thời gian 2 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh, .

Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo mẫu số 02 phụ lục ban hành kèm theo nghị định 119/2018/NĐ-CP cho doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua công thông tin điện tử( qua địa chỉ email doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan thuế).

Sau khi có được quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, các bạn sẽ tiến hành làm hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử, theo hướng dẫn bên dưới nhé.

1.2  Hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn mẫu

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Tải về: Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn mẫu: Là mẫu hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp của bạn với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thỏa thuận thiết kế. Quý khách có thể xem thêm: Nhà cung cấp hóa đơn điện tử Tân Thành Thịnh cung cấp mẫu hóa đơn miễn phí.

Sau khi đã thực hiện việc đăng ký và thông báo phát hành hóa đơn điện tử thành công, bước tiếp theo quý khách hàng thực hiện lập hóa đơn trên hệ thống của nhà đăng ký cấp phát.

Cách lập hóa đơn điện tử

3.1 Lập hóa đơn điện tử: 

- Người bán hàng hóa, dịch vụ thưc hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống người bán, được đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử hướng dẫn thông tin đăng nhập.

- Đơn vị sử dụng dịch vụ ( tổ tức, doanh nghiệp) thực hiện thiết lập hóa đơn điện tử từ hệ thống lập hóa đơn( được đơn vị cung cấp hóa đơn ) cung cấp, truy cập và thực hiện lập hóa đơn điện tử

3.2  Gửi hóa đơn điện tử:

- Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu( file) của hóa đơn từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa dịch vụ:

- Người bán hàng thực hiện lập hóa đơn điện tử trên phần mềm lập hóa đơn điện tử( Công ty Tân Thành Thịnh cung cấp hóa đơn điện tử) sau đó ký bằng chữ ký số trên hóa đơn và truyền trực tiếp hóa đơn đến email người mua hàng theo cách truyền trực tiếp giữa hai bên.

4.Chuyển đổi hóa đơn điện tử sáng hóa đơn giấy:

4.1    Nguyên tắc chuyển đổi: Người bán hàng hóa, dịch vụ được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc, xuất xử hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi 1 lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải đảm bảo yêu cầu quy định và có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của người bán.

4.2    Điệu kiện: Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử ( hóa đơn gốc), có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và có chữ ký , họ tên của người thực hiện chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

4.3    Giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi: Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn so với hóa đơn điện tử gốc, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi theo đúng quy định pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

4.4    Ký hiệu riêng hóa đơn chuyển đổi: Ký hiệu riêng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy bao gồm đầy đủ các thông tin như sau: dòng chữ  phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc( ghi rõ” hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”), họ và tên , chữ ký của người đại diện và thời gian thực hiện chuyển đổi.

Trên là một số thông tin chia sẽ từ CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ TÂN THÀNH THỊNH là một trong những đơn vị chuyên cung cấp hóa đơn điện tử, phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp và uy tín tại TPHCM.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử TÂN THÀNH THỊNH sẽ mang lại cho Quý khách hàng sự thuận tiện và nhanh chóng trong giao dịch. Ngoài ra, còn đáp ứng yêu cầu về việc bảo mật thông tin, lưu trữ cũng như tra cứu hóa đơn được dễ dàng.

Mọi thắc mắc, Quý khách vui lòng liên hệ - 028.3985.8888 - Hotline: 0909.54.8888

  CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ TÂN THÀNH THỊNH

 340/46 Quang Trung, Phường 10, Quận Gò Vấp, Tp. Hồ Chí Minh

 028.3985.8888 -  Hotline: 0909.415.778

 info@tanthanhthinh.vn  

Nguồn: https://www.sodomach.com/hoa-don-dien-tu